Kantoorverhuizing – waar moet u aan denken?

Een kantoorverhuizing wordt doorgaans gezien als een stressvol moment in het bedrijfsleven. Uw personeel moet aan het werk blijven en uw klanten goed geholpen. Ondertussen moeten de kantoorspullen van het ene naar het andere gebouw of kantoor gebracht worden. Waar u precies aan moet denken? Verhuisfirma Dirk Vervaet uit Brussel heeft het voor u op een rij gezet.

Het plan van aanpak

Een kantoorverhuizing doet u niet van de ene op de andere dag. Om een verhuizing zo goed mogelijk te laten verlopen, heeft u namelijk een goed plan nodig. Dit plan zorgt ervoor dat u zo snel mogelijk kunt verhuizen en zo snel mogelijk weer met uw werk aan de slag kunt, samen met uw werknemers. De meeste kantoorverhuisbedrijven zijn bereid om met u een plan van aanpak op te stellen. Het is dan ook aan te raden om dit te vragen bij het verhuisbedrijf dat u helpt met uw verhuizing.

Kostenplaatje

Een verhuizing brengt vaak hogere kosten op dan afhankelijk wordt gedacht. Laat u dan ook eerst goed informeren. Verhuist u naar een groter gebouw? Dan kan bijvoorbeeld de stroomrekening hoger worden. Soms moeten oude bureaus en computers ook weggedaan worden en vervangen. Als laatste vragen verhuisbedrijven ook vaak een aardig bedrag voor de verhuizing. Ook kan het zijn dat er een klusjesman ingehuurd moet worden voor mogelijke aanpassingen aan uw gebouw. Dit zijn allemaal factoren waar u rekening mee moet houden als u wilt verhuizen.

De werknemers

Tijdens een kantoorverhuizing moet het personeel natuurlijk zo snel mogelijk weer aan het werk kunnen. Dit betekend dat een verhuizing niet lang mag duren en de werkplekken snel werkklaar gemaakt moeten worden. Dit kan het beste alvast op de oude locatie gedaan worden. Als u al weet hoe uw nieuwe kantoor eruit ziet, kunt u een schets maken van hoe u de werkplekken wilt inrichten. Op deze manier kunnen de verhuizers alle spullen alvast op de juiste plaats zetten. Dit scheelt later ene hoop tijd en werk. Probeer ook op een dag te verhuizen dat er zo min mogelijk werknemers aan het werk zijn. Op een zaterdag bijvoorbeeld.

Belangrijk om te regelen

Het is belangrijk dat u uw huidige kantoor weer te koop of te huur aanbied, afhankelijk of u de locatie zelf gekocht heeft, of hem huurt van een ander. In het geval u uw nieuwe kantoor zelf koopt, moet u nadenken over een mogelijke hypotheek. Ook de verzekeringen van uw werknemers en uw spullen moeten op de hoogte worden gebracht en geregeld. Ook moeten de schoonmakers van uw huidige locatie op de hoogte worden gesteld van uw verhuizing. Indien nodig kan het zijn dat u nieuwe schoonmaaksters zult moeten aannemen. Daarnaast moet u nadenken bij wie uw nieuwe energie, internet of telecomleverancier zal worden. Ook moeten andere bedrijven en contacten op de hoogte worden gebracht van uw verhuizing. Zeker als u met hen samenwerkt. Zo komt zakelijke post op tijd aan en kunnen gasten u makkelijker vinden.